Lorsque vous facturez les dépenses de votre locataire sous forme de vivres, vous allez devoir faire un apurement des charges dans la mesure où vous encaissez le décompte annuel du mandataire. Cependant, vous devez apporter les bordereaux au locataire et vous jouissiez de 3 années afin d’accomplir la régularisation.
Ce qu'il faut retenir de l’apurement des charges locatives
Tous les ans, le proprio doit réaliser la régularisation des dépenses payées par le locataire, en prenant en compte des factures notant les vraies dépenses et du relevé du mandataire, à l’aune des provisions facturées. Quelques dépenses sont récupérables tandis que d’autres ne le sont pas. Le proprio doit aviser le locataire 30 jours avant la régularisation. L’apurement des charges peut être au profit du propriétaire ou au profit du locataire. Dans tous les cas, l’écart entre la somme facturée et la somme correspondant à la vraie dépense est appliqué sur le loyer du mois qui suit. Lorsque le proprio omet de régulariser les dépenses, il jouit d’un sursis de prescription de 3 années.
Il faut noter que la loi vous force à réaliser un apurement des charges une fois chaque année dans les limites des provisions des charges. Par contre, ce n’est pas le cas si vous avez choisi un forfait de dépenses.
Les charges récupérables chez le locataire
Les charges ordinaires du locataire sont facturées simultanément avec son loyer, et sont comptées parmi les provisions. Ce qui veut dire que le propriétaire estime la consommation normale du locataire et le prix des dépenses attachées à l’immeuble, et il facture par conséquent tous les mois. Quelques dépenses sont dites « récupérables » par le propriétaire, dès lors qu’il peut réclamer une régularisation quand les factures renfermant les vraies charges lui viennent, et qu’il voit que la consommation du locataire était différente de ce qu’il a facturé durant toute l’année. Ces charges récupérables sont citées dans un décret. Cette liste renferme des postes comme l’eau chaude et froide, l’ascenseur, l’entretien des parties communes et autres. A contrario, quelques dépenses ne sont pas récupérables.
Le fonctionnement de l’apurement des charges
Dès que vous recevez les factures ainsi que les décomptes décisifs des dépenses de copropriété, vous ne devez pas vous attarder pour la régularisation des dépenses chez le locataire. La loi vous oblige par ailleurs à aviser le locataire d’une régularisation avec un délai d’au moins 30 jours avant de régulariser. Dans ce cas, vous lui procurez le décompte des dépenses par nature. Si c’est un bâtiment en copropriété, vous lui transférez aussi la méthode de répartition des habitants de l’immeuble t une note d’information concernant les conditions de calcul des dépenses de chauffage et de production d’eau chaude. Vous devez envoyer un mail ou un courrier à votre locataire afin d’acter l’apurement des charges, pour passer en revue la somme totale déjà réglée au titre des provisions, la somme réelle due et la différence. Cela pourrait être un apurement au profit du locataire ou à votre profit.
